Wie Sie erfolgreich ein Café gründen
Die Hauptzutat: Unternehmergeist
Zündende Idee und Zielgruppendefinition
Das erste Haus am Platz: die Standortwahl
Rechtzeitig loslegen: Der Papierkram
Gemeinsam unschlagbar: Teamwork ist das A und O
Die Werbetrommel rühren: das passende Marketing-Konzept
Interview: «Mit Empathie und Herz sind Stammgäste schnell gewonnen»
Die Hauptzutat: Unternehmergeist
Viele haben den Herzenswunsch, selbstständig zu sein und die eigene Chefin oder der eigene Chef zu werden. Doch vor dem Schritt in die Selbstständigkeit gibt es einige offene Fragen zu klären. Die wahrscheinlich wichtigste ist: «Bin ich ein Unternehmertyp?»
Doch was genau macht eigentlich einen Unternehmer oder eine Unternehmerin aus? Zu den persönlichen Voraussetzungen gehören eine positive Einstellung, Mut und Durchhaltevermögen. Folgende grundlegenden Fragen zu Ihren persönlichen Kompetenzen und Voraussetzungen sollten Sie sich stellen:
- «Bin ich bereit dazu – gefühlt 24/7 – für meinen Traum zu arbeiten?»
- «Verfüge ich über genügend Willensstärke, Entschlossenheit und Ausdauer?»
- «Habe ich ausreichend Risikobereitschaft? Komme ich (vor allem in der Aufbauphase) mit finanzieller Unsicherheit zurecht?»
- «Kann ich mein Vorhaben mit meiner Familie und meinem Umfeld vereinbaren? Bekomme ich Rückhalt und Unterstützung?»
Daneben kommt es auf Fachkompetenz, Branchenkenntnis und berufliche Erfahrungen an. Darauf zielen die folgenden Fragen ab:
- «Verfüge ich über das nötige Fachwissen, um ein Café zu gründen?»
- «Reicht mein kaufmännisches Wissen?»
- «Habe ich schon ausreichend praktische Erfahrungen in der Branche gesammelt?»
Cafés, Eiscafés, Konditoreien & Co. gibt es an jeder Ecke. Um sich von der Konkurrenz abzuheben, braucht es eine gute Geschäftsidee und die passende Zielgruppe. Die Grundsatzfrage lautet: «Was habe ich, was keiner hat?»
Ist es die Location, ein ungewöhnliches Produkt oder eine Attraktion? In manchen Großstädten zum Beispiel kommen Katzenliebhaber auf ihre Kosten und können zur Tasse Kaffee mit ihren Lieblingstieren schmusen. Es muss nicht gleich ein Haustiercafé sein, aber man sollte sich fragen, mit welchen Ideen das Café zu einer beliebten Adresse werden kann. Hier ein paar Gedankenspiele:
- Wenn Sie vor allem Schüler, Studenten, (Geschäfts-)Reisende oder Gamer ansprechen möchten, kann ein Internetcafé eine gute Idee sein – bei schneller Anbindung und mit den eventuell nötigen IT-Sicherheitsmaßnahmen.
- Für ein kinderfreundliches Café können Sie eine Spieleecke gestalten und Bastel- oder Malaktionen organisieren – mit entsprechend geschultem Personal.
- Filmabende, Lesungen, Konzerte, Kunstausstellungen, Kursangebote rund um Kaffee oder Backkurse für Kinder können zum Anziehungspunkt werden.
- Falls das Platzangebot Café ausreicht, kann ein Geschenkeshop mit Tee, Dekoration oder kleinen Gimmicks ein Kundenmagnet und eine zusätzliche Einnahmequelle sein.
- Falls Touristen in der Nähe unterwegs sind, könnten Sie kleine Souvenirs im Vorraum anbieten, um internationales Publikum anzulocken.
- Wäre es möglich, Ihre Location für Abendveranstaltungen zu vermieten und damit Einnahmen zu generieren?
- Vielleicht lassen es Ihre Kapazitäten generell zu, Ihr kleines Café auch am Abend als Lokal mit Bar zu öffnen? Sie könnten zusätzlich einen Mittagstisch und/oder abends einen Bistro-Betrieb mit Snacks anbieten. Wichtig: Vegetarische oder vegane Alternativen.
- Um sich von anderen Cafés abzuheben, könnten Sie als Alleinstellungsmerkmal (USP = Unique Selling Point) besonderen Kaffee und ausgefallene Kaffeespezialitäten verkaufen, wie zum Beispiel selbst gerösteten Kaffee, Fairtrade- oder Bio-Kaffee.
Oder wie wäre es mit veganem Kaffee mit Hafer- oder Mandelmilch? Eine mexikanische Kaffeespezialität ist zum Beispiel Café de Olla. Sie besteht aus mexikanischem gemahlenem Kaffee, Zimt, etwas Orangenzesten oder Sternanis und Rohrzucker. Um Ihren Gästen solche Kaffeespezialitäten mit auf den Weg zu geben, können Sie als lukratives Zusatzgeschäft Coffee to go anbieten. Wenn Sie Ihr Logo auf die Coffee-to-Go-Becher drucken lassen, erweitern Sie gleichzeitig die Außenwirkung und machen auf Ihr Café aufmerksam.
- Kuchen und Torten außer Haus für Events wie Hochzeiten, Geburtstage oder Firmenfeiern zu liefern, ist lukrativ und kann schwächere Zeiten im laufenden Betrieb ausgleichen.
Das erste Haus am Platz: die Standortwahl
1. Standortkriterien, Zielkunden, Einzugsgebiet
Haben Sie Ihr Konzept entwickelt, geht es an die Standortwahl. Wichtig ist, dass die Location zu Ihren Vorstellungen passt und Ihre Zielgruppe anzieht. Nehmen Sie sich die Zeit und beobachten die Menschen, die an Ihrem potenziellen Standort vorbeikommen genau – am besten zu unterschiedlichen Tageszeiten. Wie belebt ist die Umgebung? Mit wieviel Kundschaft ist zu rechnen? Ist Ihre Zielgruppe vertreten? Wo wohnen und arbeiten Ihre potenziellen Gäste, wo verbringen sie ihre Freizeit? Achten Sie auf gute Verkehrsanbindung und ausreichend Laufkundschaft. Eine attraktive Immobilie in guter Lage und mit ausreichend Platz ist das Fundament einer erfolgreichen Gründung Ihres Cafés.
2. Wettbewerbs- und Marktanalyse
Neben potenziellen Besuchern sollten Sie auch auf mögliche Wettbewerber in der Nähe achten. Je weniger Konkurrenz sich in der nächsten Umgebung befindet, desto besser. Vor allem große Ketten können zum Problem werden.
Für einen ersten Eindruck lohnt sich ein Blick in Google Maps. So können Sie sich einen schnellen Überblick über die Konkurrenzdichte in der Umgebung verschaffen.
Zudem kann die Umgebung natürlich auch für Betrieb sorgen, denn Unternehmen, Krankenhäuser oder Universitäten können für Ihr Café Laufkundschaft bringen, genauso wie stark frequentierte Haltestellen von Zügen, U- oder S-Bahnen. Befindet sich beispielsweise eine Shoppingmeile oder beliebte Ausflugsziele wie Badeseen, Naherholungsgebiete, Museen oder Zoos in der Nähe, bietet sich ein Cafébesuch umso mehr an.
3. Locations besichtigen
Nach der Auswahl geeigneter Locations sollten Sie Ihre Favoriten persönlich besichtigen, um sich ein Bild zu verschaffen. Dabei spielen Kriterien wie die Größe, Ausstattung oder eine gute Raumaufteilung für effiziente Laufwege eine Rolle. Sind Außensitzplätze, zum Beispiel auf einer Terrasse, vorhanden, bereichern Sie das Café-Erlebnis ihrer Gäste in den warmen Monaten zusätzlich. Ausreichend Parkmöglichkeiten und/oder Abstellmöglichkeiten für Fahrräder sollten gegeben sein, wenn die Anbindung per ÖPNV schlecht ist. Letztendlich kommt es darauf an, ob der Miet-/Kaufpreis akzeptabel ist.
Wichtige Kriterien für die Standortanalyse auf einen Blick:
- Einzugsgebiet: Wie groß ist die Ortschaft oder die Stadt?
- Laufkundschaft: Kommen ausreichend Personen aus Ihrer Zielgruppe vorbei?
- Anbindung: Wie gut ist der Standort mit dem Auto, Fahrrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen? Gibt es Parkplätze/Abstellmöglichkeiten in der Nähe?
- Attraktivität: Wie beliebt ist der Standort? Gibt es dort noch andere Geschäfte oder Kultureinrichtungen, die Besucher anziehen könnten?
- Wettbewerb: Wie stark ist die Konkurrenz in der näheren Umgebung?
- Miete: Eine Immobilie zu mieten ist meist mit hohen Kosten verbunden. Passt der Mietpreis zu Ihrem Budget?
- Ausstattung: Sind die Räumlichkeiten groß genug und entsprechen sie Ihrem Bedarf?
Vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl: Sind wichtige Punkte nicht erfüllt und müssten Sie zu viele Kompromisse eingehen, heißt es weitersuchen.
Businessplan und Finanzierung
Der Businessplan ist die Voraussetzung für die Finanzierung, denn in den meisten Fällen ist Fremdkapital nötig, um ein Café zu eröffnen. Der Plan hilft dabei, den Finanzierungsbedarf zu kalkulieren und bringt Sie auf den richtigen Kurs. Folgende Fragen sollten beantwortet sein: «Was ist Ihre Vision?» «Was sind die Alleinstellungsmerkmale?» «Wer ist die Zielgruppe?» «Was möchten Sie in drei oder fünf Jahren erreicht haben?» Die eigene Idee zu konkretisieren hilft dabei, ein stimmiges Konzept zu entwickeln, die Gründung zu planen und den Businessplan zu erstellen.
Die Gründung eines Cafés ist meist mit einem beachtlichen Kostenblock verbunden, der sich aus notwendigen Umbauten, Mobiliar, der Erstausstattung mit Küchengeräten etc. ergibt. Ein fundierter Café Businessplan gibt dazu einen detaillierten Überblick. Wenn Ihr Konzept realistisch ist, werden Sie leichter an eine Finanzierung kommen.
Wenn Sie ein Businessplan Muster benötigen, erhalten Sie hier eine Businessplan-Vorlage.
Doch auch wenn Sie das nötige Kapital selbst aufbringen, hilft die Arbeit an einem soliden Finanzplan. Er verschafft Klarheit über die zukünftigen laufenden Kosten und zeigt mögliche Risiken auf. Diese Fragen sollten Sie bei der Businessplan-Erstellung auf dem Schirm haben:
- Wie hoch ist die Miete für die Location?
- Wie hoch sind die Nebenkosten?
- Mit wieviel Personalkosten müssen Sie rechnen?
- Womit wollen Sie die Einnahmen generieren?
- Wie kalkulieren Sie die Preise?
- Mit wie viel Umsatz können Sie realistisch rechnen?
- Reicht das, um die Kosten zu decken und bleibt Ihnen am Ende ein ausreichendes Gehalt übrig?
Rechtzeitig loslegen: Der Papierkram
Verschiedenste Vorschriften, Verordnungen und Gesetze sind bei der Neugründung Ihres Cafés und später im laufenden Gastronomiebetrieb zu beachten. Laut § 14 Gewerbeordnung (GewO) beispielsweise ist jeder Unternehmer verpflichtet, eine Neu-Gründung im Gaststättengewerbe und darüber hinaus bei der zuständigen Behörde, also beim jeweiligen Gewerbeamt anzuzeigen. Die Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV) regelt die Hygienestandards für die Herstellung und den Verkauf von Lebensmitteln bundesweit. Das Gaststättengesetz (GastG) gilt ebenfalls auf Bundesebene und legt die grundlegenden Anforderungen an gastronomische Einrichtungen, wie zum Beispiel die Genehmigung für den Ausschank von Alkohol, fest. Weitere Verordnungen, wie Brandschutz oder Lärmschutz können sich regional unterscheiden. Um Ihr eigenes Café zu eröffnen sind also einige Behördengänge nötig. Hilfreich ist es, sich Know-how von anderen Unternehmern und Gründern im Gastro-Bereich zu holen. Auch die IHK steht potenziellen Unternehmern zur Seite. Hier aber schon einmal die wichtigsten Unterlagen und wo man sie bekommt:
- Gewerbeschein: beim Gewerbeamt oder im zuständigen Rathaus
- Konzession für Alkohol: ebenfalls im Gewerbeamt bzw. Ordnungsamt
- Gesundheitszeugnis (= Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz): Im Gesundheitsamt. Wichtig: für Betreiber und alle Angestellten beantragen
- Hygieneschulungen: werden von der IHK angeboten. Die Teilnahme ist für Betreiber und Angestellte verpflichtend
- Kassensystem: Ihr Café muss über vorschriftsmäßige Kassen verfügen, die beim Finanzamt registriert sind und der Kassensicherungsverordnung entsprechen
Gemeinsam unschlagbar: Teamwork ist das A und O
Ob sich ein Gast wohlfühlt, entscheidet nicht allein der Kuchen oder die Location: Eine gute Organisation, geringe Wartezeiten sowie freundlicher und professioneller Service gehören auch dazu. Ein erfolgreiches Café zu führen, ist ein Gemeinschaftswerk. Ab der Café-Eröffnung sollten Sie ein stimmiges Team für Küche, Service, Einkauf, je nach Größe Personalplanung, Buchhaltung und Reinigung an der Hand haben, damit der Laden läuft und Gäste gerne wiederkommen.
Die Werbetrommel rühren: das Marketing-Konzept
Nachdem Sie alle Herausforderungen der Gründungsphase erfolgreich gemeistert haben, geht es schon vor der Eröffnung darum, möglichst viele Gäste zu gewinnen. Dafür sollten Sie Ihre Zielgruppe über unterschiedliche Kanäle ansprechen und nicht nur auf Mund-zu-Mund-Propaganda bauen. Flyer in der Umgebung, an Privathaushalte, in Firmen, Tankstellen & Co. zu verteilen, ist auch heute noch kein kalter Kaffee, sondern je nach Umfeld eine wirksame Marketingstrategie.
Zudem ist ein ansprechender Internetauftritt hilfreich, in dem Sie sich selbst, Ihr Team, Ihr Konzept und Ihre Idee vorstellen. Professionelle Bilder von Ihren kreativen Kreationen, leckeren Kuchen, Kaffeespezialitäten & Co. werden ihre Wirkung nicht verfehlen. Teilen Sie diese auch über soziale Netzwerke wie Instagram oder Facebook und lassen Sie sich Tripadvisor & Co. bewerten. Ein Businessprofil auf Google verbessert die Online-Sichtbarkeit und macht es einfacher für potenzielle Kunden, Informationen über Ihr Café zu finden, einschließlich Standort, Öffnungszeiten und Bewertungen.
Mögliche Marketing-Maßnahmen auf einen Blick, um das eigene Geschäft anzuheizen:
| Offline | Online |
| Werbeflyer | Website |
| Gutscheine/Rabattaktionen | Google-My-Business-Eintrag |
| Anzeigen in örtlichen Zeitungen | Instagram, Facebook, Pinterest |
| To-Go-Becher mit Ihrem Logo | Yelp, Tripadvisor |
| Plakate zu Veranstaltungen | Gutschein-Portale |
| Stempel- bzw. Bonuskarten | Digitale Stempelkarte/Bonuskarte (als Handy-App) |
Die Verpackung als Sahnehäubchen
Das Auge isst (und trinkt) mit: Wenn Sie Kuchen, Torten & Co. außer Haus liefern oder zur Abholung bereitstellen möchten, sind zum Beispiel ansprechende Servietten oder Muffin- bzw. Cupcakeförmchen wichtig. Gebäck- und Tortenkartons mit Ihrem Logo sind ein Hingucker und machen neue, potenzielle Besucher auf Ihr Café aufmerksam. Individuell bedruckte Servietten sorgen ebenfalls für das gewisse Extra – sowohl im Café als auch beim Take-away. Wenn Sie Coffee to go in Ihrem Café anbieten möchten, kommt es auf die passenden Einweg- oder Mehrwegbecher sowie das richtige Zubehör wie zum Beispiel Tragehilfen an. Generell gilt: Eine hochwertige, an ihren Auftritt angepasste Verpackung schafft eine positive Außenwirkung, Markenidentität und Wiedererkennungswert. In unserem Blog-Beitrag erfahren Sie, worauf es beim Verpacken ankommt.
Eines ist klar: Ein Café zu eröffnen ist komplexer als man denkt. Mit einem individuellen Konzept, einem durchdachten Businessplan und professioneller Unterstützung steht Ihrem Erfolg nichts im Weg. Damit bei der Auswahl der idealen Verpackungslösungen und -ideen für Ihre Produkte alles gut gelingt, ist unser Team gerne für Sie da.
«Mit Empathie und Herz sind Stammgäste schnell gewonnen»
Interview mit Gründungscoach und Gastronomieexpertin Bettina von Massenbach
- Wie sind Sie dazu gekommen, sich als Coach für Café-Gründerinnen und Gründer selbstständig zu machen?
Ich teile Wissen und Erfahrung sehr gerne. Gründerinnen und Gründer in der Gastronomie bringen auffallend viel Begeisterung für diese Branche mit. Wenn ich mit meinen Klientinnen und Klienten arbeite, dann verstärke ich vorhandene Potentiale, denn mitgebrachte Talente und Fähigkeiten stellen das persönliche Fundament dar und sind somit die Grundlage für den Erfolg.
- Welche Herausforderungen sind typisch für die Gründung und den Betrieb eines Cafés, und wie unterstützen Sie Ihre Klienten?
Fakt ist: Zahlen sind nüchtern. Nur wenigen macht es Spaß, die Kosten bis zum letzten Getränk durchzurechnen. Diese überlebensnotwendigen Kalkulationen stehen oft im Widerspruch zur intrinsischen Motivation der Gründerinnen und Gründer: der Traum des Gastgeberseins sowie der Wunsch, einen Ort mit Empathie und Freude für gegenseitigen Austausch zu schaffen. Zu Beginn der Zusammenarbeit betrachte ich die Vorkenntnisse. Oft sind erste Konzeptideen und Know-how in Mitarbeiterführung vorhanden. Die Wirtschaftlichkeit analysieren wir im Laufe der Zeit gemeinsam.
- Welche Trends und Entwicklungen sehen Sie in der Café-Branche, und wie können Neu-Gründer bereits im Vorfeld ihr Konzept darauf auslegen?
Kleine Cafés haben charmante Möglichkeiten, Menschen für sich als Gäste zu gewinnen. Die Vielfalt an Kaffeespezialitäten liegt zunehmend im Trend. Ein wichtiges Kriterium ist die Qualität, da eine wachsende Anzahl an Gästen immer mehr Wert auf Bioprodukte, eigene Herstellung und Nachhaltigkeit legt. Orientiert am Konzept kann auch die Innengestaltung mit Mobiliar, Beleuchtung und Ausstattung ausgerichtet werden. Jeder sollte seinen persönlichen Weg gehen, um besondere Sinneserfahrungen für seine Gäste zu schaffen. Zu guter Letzt sollten auf der Speisekarte unter anderem vegetarische und vegane Optionen zu finden sein. Sobald darüber hinaus ein Wohlfühlort in passender Lage geschaffen wird, steht dem Gasterlebnis nichts mehr im Wege.
- Gibt es ein Geheimrezept, das Sie noch verraten möchten?
Menschen sind Sekundenkleber. Sie glauben gar nicht, wie schnell mit Empathie und Herz Stammgäste gewonnen sind. Wenn jemand seine eigene Persönlichkeit einbringt, den Menschen zugewandt ist und authentisch bleibt, dann strahlt das auf Gäste und Team gleichermaßen.
